Plánované procesy skladu

Správné řízení skladových procesů umožní snížit náklady na skladování, optimálně využít skladové prostory a zefektivnit činnost pracovníků ve skladu i jinde. Každý proces má definovaný cíl, posloupnost činností, vstupy a výstupy, dobu trvání i profese, které jej realizují. Ale úplně bez lidí to nejde.

Procesy skladů jsou posloupnosti činností, jež probíhají ve skladových provozech a které je třeba kvalitně plánovat, následně efektivně řídit a řešit zpětnou vazbu, která se musí vyhodnocovat. Celkově je ale sklad uzavřený okruh, kde se jednotlivá problémová místa mohou různě přelévat; je tedy důležité mít všechny procesy stabilní a plně pod kontrolou.
 Jednotlivé činnosti v rámci procesů mohou být řízeny manuálně, tedy jen zkušeným managementem skladu. Z mnoha důvodů je však stále více využívána výpočetní technika ve spojení s identifikačními technologiemi. Dochází k automatizaci řízení skladu za použití informačních systémů v čele se specializovanými aplikacemi typu WMS (Warehouse Management System).

Elektronická kontrola optimalizuje procesy skladu

Důležitou vlastností moderního informačního systému je schopnost přizpůsobit se procesům uživatele, tedy možnost efektivní aplikace do prostředí skladu a přizpůsobení všem procesům skladových posunů a operací. O skladovém systému to platí dvojnásobně, neboť logistické procesy a zvyklosti uživatelů se velmi výrazně liší, a to i v rámci stejné branže. Informační systém může zajišťovat pouze úschovu dat vznikajících činností skladu nebo jejich zpracování, vyhodnocování a poskytování pro účely řízení. Role systému je v takovém případě převážně pasivní. Nejvyšší úroveň podpory představuje tzv. řízený sklad, v němž má informační systém ve všech klíčových procesech aktivní roli, tj. jejich průběh plánuje, řídí, sleduje a vyhodnocuje. K zajištění této role je nezbytná obousměrná on-line komunikace systému s pracovníky nebo zařízením vykonávajícími činnosti v rámci procesů. Komunikace je následně zajišťována různými typy mobilních zařízení nebo přímým napojením na řídicí systémy strojů a kvalitní data, jež jsou zajišťována prostřednictvím systémů jejich kódování a automatického čtení, například čárové kódy, RFID (zkratka pro Radio Frequency).
 V souvislosti s tlakem na kvalitu a efektivitu skladových operací přitom jednoznačně roste role informačních systémů v řízení skladových procesů. Jejich úloha je tak stále aktivnější. „Upřednostňujeme štíhlé řešení skladových procesů robustně podporované warehouse management systémem (WMS), který nám umožní optimalizaci procesů tak, abychom dosahovali co nejvyšší produktivity práce lidských zdrojů, a tím snížili personální náklady. U náročnějších aktivit se specifickými požadavky je potřeba nastavit WMS splňující požadavky na traceability zboží, eliminaci reklamací, minimalizaci inventurních ztrát a podobně,“ vysvětluje Gabriela Mikulová, regional operations director společnosti DHL Supply Chain. Podle ní musí následovat kontinuální process improvement cílený na zvýšení produktivity a poskytování kvality servisu a na snižování nákladů. „Zefektivnění procesů skladu je možné důmyslně propracovaným detailním řízením vnitřních procesů,“ uvedl Jiří Ullmann, vedoucí střediska skladování společnosti BOHEMIA CARGO, a dodal: „Z mé vlastní profesní zkušenosti zde bývají skryté rezervy až do 30 %.“ WMS dokáže zlepšit výkonové parametry většiny procesů a v kombinaci s technologiemi automatické identifikace rovněž zvýšit kvalitu zpracovávaných dat. Nasazení WMS zlepšuje kvalitu dodávek (sortiment, množství, čas), disponibilitu zásob, přesnější sledovatelnost toku zboží, přispívá k vyššímu využití skladové kapacity a snižuje citlivost skladového provozu k nerovnoměrnému průběhu obratu (noví pracovníci dosahují rychle standardní výkonnosti). Vše ale musí být podpořeno aktivní prací na zlepšování procesů. „Dlouhodobě zastávám názor, že zásadní zlepšení přináší především změna pracovních postupů. Informační systém WMS je pouze podpůrným nástrojem, jak tyto nové, obvykle složitější procesy řídit a kontrolovat,“ konstatuje Jiří Novotný, jednatel & senior konzultant společnosti LOGICON Partner.

Člověk jako vstupní nástroj komunikace

Automatizace kontroly a řízení skladových procesů je předmětem mnoha diskusí. Vyplývá z nich, že ve skladech plně řízených informačním systémem je určitě možné dosáhnout vyššího využití lidské síly a tím zefektivnit procesy i kontroly. Praxe ale ukazuje, že bez významného podílu lidského faktoru to nejde. To potvrzuje i Gabriela Mikulová, která považuje za klíčovou pozici mistra ve skladu. Pracovníci jsou totiž potenciálním zdrojem chyb, a proto při implementaci vhodného WMS je nutné nastavit efektivní kontrolní mechanismy.
 Pravdou zůstává, že v moderní logistice člověk není schopen bez pomoci výpočetní techniky zpracovat potřebné množství dat a efektivně najít správné řešení. WMS dokáže lépe než člověk plánovat, řídit a sledovat průběh všech hlavních procesů a zpracovávat tomu odpovídající data. „Hlavní úlohu člověka vidím naopak v oblasti manažerské, kdy je třeba analyzovat data poskytnutá WMS a navrhovat na jejich základě opatření vedoucí k neustálému zlepšování,“ uvedl Josef Černý, vedoucí oddělení aplikací pro logistiku a výrobu společnosti ICZ. Podle něj omezování úlohy lidského činitele v jednotlivých činnostech, stejně jako zvyšování podílu automatizace manipulačních operací, závisí zejména na ekonomické stránce, tedy návratnosti odpovídající investice.
 „Systém WMS zefektivní ty procesy, které se dají parametrizovat, namodelovat (předvídat) a tam, kde to dává ekonomicky smysl,“ potvrzuje Štěpán Ladányi, obchodní ředitel logistické skupiny FM ČESKÁ. Kontrola procesů a jejich dodržování by ale měly zůstat na zkušených pracovnících. V oblasti analýzy procesů a kontroly činností zůstává úloha člověka zásadní.

Systém pro systém s cílem pro přehlednější procesy

Různé systémy poskytují různou úroveň řízení – od pouhé evidence zásob přes vedení skladu na úrovni úložných lokací přes aplikaci základních principů řízeného skladování až po plně řízený sklad. Logicky tak volba mezi řešením řízeného skladu prostřednictvím ERP systému (Enterprise Resource Planning) nebo specializovaného systému typu WMS závisí na mnoha faktorech a v řadě případů není jednoznačná. ERP systémy integrují veškerá data a procesy organizace včetně logistických dat do unifikovaného celku. Typický ERP systém využívá k dosažení integrace množství softwarových komponent (modulů) a hardwarové infrastruktury. Klíčovou ingrediencí většiny ERP systémů je použití unifikované databáze k ukládání dat. Tuto databázi pak využívá škála modulů systému, mezi nimi i systém pro řízení skladu. Ve výrobních podnicích je pak důležitým partnerem systému řízeného skladu také výrobní informační systém MES (Manufacturing Execution Systems), který zajišťuje plánování, řízení, sledování a vyhodnocování výrobních procesů. Při aplikaci takových principů řízení materiálového toku vytváří MES na základě aktuálního stavu výrobního procesu požadavky na odpovídající skladové provozy (výdej materiálových vstupů do výroby, příjem materiálových výstupů z výroby). Integrace všech řídicích procesů do jednoho celku tak jednoznačně dává smysl. Nicméně pro logistické společnosti představuje systém pro řízení skladu zásadní systém pro klíčovou činnost firmy. Logistické společnosti tak kladou větší důraz na možnosti systému, až do jakých detailů je možné při jeho využití pro řízení skladových operací jít. Neméně důležitá je pak ohebnost systému pro konkrétní nasazení. Z těchto důvodů často dávají přednost specializovaným WMS.
 Výběr typu systému stejně tak jako míru, do jaké bude řídit procesy, kontrolovat a analyzovat výsledky, však nelze paušalizovat. Rozhodnutí musí vycházet z analýzy potřeb a specifik konkrétního provozu. Je třeba posoudit přínosy i zápory toho či onoho řešení a zvážit ekonomickou návratnost. Následovat musí dobře zvládnutý proces implementace a důraz na dodržování nastavených procesů, a také jejich kontinuální zlepšování. Teprve za splnění těchto předpokladů je realistické očekávat optimální efektivitu řízení skladových procesů. Buď jak buď, kvalitní lidské zdroje bez fluktuace jsou a zůstanou základem každého dobrého skladu. „Ani nejkvalitnější WMS není klíčem k úspěchu, pokud nebude na pracovišti dobrý a pro úspěch věci zapálený tým,“ dodává Jiří Ullmann.