Elektronická spisovna v Celní správě České republiky

Elektronická spisovna implementovaná společností ICZ a.s. v celní správě nově automatizuje řadu činností souvisejících s uchováním a vyhledáváním elektronických dokumentů. Ty byly doposud prováděny manuálně s vysokou pracností, případně nebyly prováděny vůbec a představovaly tak značné riziko ztráty dokumentů. Listinné i elektronické dokumenty a spisy jsou nyní důvěryhodně uloženy po celou dobu trvání skartačních, respektive archivačních lhůt, což reprezentuje u některých typů dokumentů i desítky let. Po ukončení skartační lhůty budou dokumenty zařazeny do skartačního procesu. Dokumenty určené k archivaci budou automaticky předávány do Národního digitálního archivu.

Přínosy pro zaměstnance i směrem k občanům

Cílová skupina uživatelů elektronické spisovny jsou primárně zaměstnanci celní správy, kteří se rovněž podíleli na návrhu a implementaci řešení.

Přínosy však ocení i podnikatelské subjekty a občané, pro něž je nyní možné rychle vyhledat jimi požadované dokumenty, umožnit jim nahlédnout do spisu a případně pořídit ověřené opisy. Vše samozřejmě v rámci striktně vymezených přístupových práv daných vnitřními akty řízení a pouze prostřednictvím zaměstnanců celní správy.

Bezpečné a dlouhodobé uložení elektronických dokumentů přináší dále úspory oproti nákladům, které by byly nutné pro vytištění, autorizovanou konverzi a uchování dokumentů v papírové podobě.

Nadčasový projekt předbíhající legislativu

Elektronická spisovna v Celní správě ČR reaguje s předstihem na požadavky zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Zajišťuje důvěryhodné uložení elektronických dokumentů podle tohoto zákona, Národního standardu pro ERMS a podle úrovně technického řešení problematiky obvyklého v EU. Její implementace umožňuje dokončení elektronizace procesů v oblasti správy dokumentů v Celní správě ČR, která je podmínkou dosažení její vyšší efektivity.

Jedná se přitom o jedno z prvních řešení tohoto typu, které reaguje na požadavek výše uvedené legislativy. Nabyté zkušenosti mohou být využity nejen v rámci resortních organizací Ministerstva financí ČR, které v oblasti celního a daňového řízení generují ročně více než 20 milionů elektronických dokumentů, ale i v dalších orgánech veřejné moci. Ty budou muset ze zákona vyřešit požadavek na bezpečné uložení elektronických dokumentů nejpozději do 1. července 2012 podobně, jako v uplynulém roce řešily připojení na informační systém datových schránek.

V rukou zkušeného implementátora

Realizátorem projektu elektronické spisovny na Generálním ředitelství cel je společnost ICZ a.s., která je mezi českou odbornou i laickou veřejností chápána jako přední pracoviště zabývající se problematikou elektronických dokumentů a jejich bezpečného dlouhodobého uložení. Její nový produkt DESA tedy logicky tuto oblast doplňuje. Důvody vzniku tohoto řešení byly nejenom legislativa, ale i budoucí praktická potřeba, která jde ruku v ruce s rozvojem elektronizace veřejné správy. DESA řeší slabá místa celého systému správy těchto dokumentů, tj. jejich dlouhodobé důvěryhodné uchovávání, zejména u orgánů veřejné moci, jejichž dokumenty mohou být použity i v právních sporech mnoho let po jejich vytvoření. Ztráta důvěryhodnosti těchto dokumentů by znamenala značné negativní dopady do státního rozpočtu a důvěryhodnosti organizace jako celku.

Produkt DESA, použitý pro implementaci, byl vytvořen na základě mezinárodně uznávaných standardů pro prostředí e-Governmentu a standardů pro spisovou službu České republiky. Jde o univerzální řešení použitelné pro orgány státní správy, kraje i obce bez ohledu na to, jaké používají spisové služby či agendové informační systémy. ( ERMS a DMS systémy).

Ve veřejné správě stále panuje nedůvěra v uchovatelnost elektronických dokumentů, jejich čitelnost a hodnověrnost. Cílem řešení DESA je tuto nedůvěru odstranit. V opačném případě hrozí, že nadále budou elektronické dokumenty redundantně konvertovány do listinné podoby, což snižuje efektivitu a přináší zvýšené náklady na správu a uchovávání dokumentů.

Ocenění: Projekt eSPISOVNA pro Generální ředitelství cel se stal VÍTĚZNÝM PROJEKTEM EGOVERNMENT THE BEST 2010 - KPMG