Správa dokumentů (DMS)

Masivní používání elektronických dokumentů v rámci podnikových procesů zasahuje téměř všechny informační systémy a aplikace podniku. Společně s velkým nárůstem objemu dokumentů a potřebou jejich řízené správy a archivace narůstají náklady a zvyšuje se úsilí potřebné k zajištění bezpečného a dostupného úložiště dokumentů. Elektronické dokumenty otevírají nové možnosti při návrhu a především realizaci interních procesů. Řízený oběh elektronických dokumentů je právě jednou z možností, které mohou významným způsobem ovlivnit celkovou efektivitu procesů a tím i přínos daného procesu pro podnik nebo organizaci.

Východiskem z této situace je zařazení systému pro správu dokumentů (DMS)  přímo do IT infrastruktury a jeho zpřístupnění jednotlivým aplikacím a koncovým uživatelům. Tento koncept nazýváme jednotná platforma pro ukládání a správu dokumentů a vychází z principů SOA architektury (Service Oriented Architecture) informačních systémů. V závislosti na použité technologii nabízíme pro provoz úložiště dokumentů základní funkcionalitu systémů pro správu dokumentů. Svým zákazníkům nabízíme nejen implementaci, ale i řadu služeb, spojených s návrhem metodik pro budování, údržbu a využívání takového řešení. Pro realizaci těchto řešení využíváme nástroje od společnosti OpenText a Microsoft.

Činnosti jako schvalování dokumentů, připomínkování, kompletace složky dokumentů distribuce dokumentů cílovým pracovníkům mohou být za podpory elektronického systému rychlejší, průkaznější, lépe zabezpečené a kontrolovatelné.

Možnost snadněji a rychleji zpracovávat větší množství dokumentů je tedy lákavá. Klade však větší nároky na řízení a monitoring procesů, které dokumenty zpracovávají. Převážně se jedná o řízení úloh, které kombinují informační systémy a lidi, kteří v určitých fázích zpracování přebírají odpovědnost za doplnění, revizi nebo schválení daného dokumentu. I tuto řídící roli plní systémy pro řízení oběhu dokumentů a pomáhají tak manažerům automatizovat činnosti, které jsou pro správný běh procesů nezbytné. Jedná se především o:

  • hlídání termínů zadaných úkolů a fází zpracování dokumentu
  • delegování úkolů a zastupování pracovníků
  • možnost přikládání příloh ke zpracovávaným dokumentům
  • eskalace nevyřízených úkolů na jinou osobu nebo nadřízeného podle organizačního řádu
  • okamžité poskytování údajů o stavu procesu
  • vytváření podkladů pro audit a optimalizaci oběhu dokumentů 

Naše řešení se věnují nejen problematice interního oběhu dokumentů, ale i případům, kdy je v rámci procesu zpracování nutné zahrnout i externí subjekty, například právní kanceláře nebo přímo klienty. Pro tyto případy nabízíme i řešení tzv. zabezpečené komunikace, která umožňuje chránit dokumenty a jejich obsah i mimo informační systémy vaší společnosti.

Rychlé vyhledávání