Spisová služba

Činnost orgánů státní správy a samosprávy je vždy doprovázena generováním velkého množství dokumentů, které reprezentují veškeré písemné nebo jakékoli jiné materiály vytvořené či obdržené v průběhu činnosti organizace. S nabytím účinnosti zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě vyvstal úkol, jak co nejefektivněji naplnit jeho požadavky. Tedy jak zajistit, že dokumenty, které jsou do úřadoven doručeny, budou průkazně zaevidovány, spravovány a budou vyřízeny včas odpovědnými pracovníky.

Díky možnostem programových nástrojů pro vedení elektronické evidence či přímo elektronizace samotných dokumentů, lze tyto požadavky zajistit softwarovým řešením, které:

  • umožní kompletní kontrolu nad jejich dokumenty a spisy, čímž zabezpečí průkaznost procesu, kterým byly dokumenty evidovány, zpracovány a vyřízeny,
  • díky elektronické evidenci dokumentů a možnosti jejich elektronického oběhu usnadní a zrychlí práci s těmito dokumenty,
  • zabezpečí, že dokumenty a spisy budou úřadem vyřazeny ve správný čas, požadovaným procesem a odpovědnými pracovníky.

Aplikace e-spis je odpovědí na výše uvedené požadavky. Je to modulární systém pro komplexní správu dokumentů určený zejména pro orgány státní a veřejné správy. Tato aplikace je známa především díky modulu pro vedení spisové služby. Tu určeným původcům stanovuje zákon č. 499/2004 Sb. Tento modul pokrývá činnosti spojené s výkonem spisové služby v celém rozsahu a je vhodný jak pro organizace se dvěma pracovníky, tak i se dvěma tisíci.

E-spis umožní velmi snadnou integraci s aplikacemi nebo zařízeními třetích stran. Například VITA SW, SAP, Marbes Consulting, GEOVAP, YAMACO, frankostroje NEOPOST a FRAMA, bezdrátové hlasovací zařízení ALLSTAR a další. Datové integrace pak zamezují jinak nezbytnému vícenásobnému pořizování záznamů v rámci informačního systému organizace.

Kromě modulu spisové služby obsahuje aplikace i další, vzájemně provázané moduly, určené pro zpracování specifických agend:

  • Registratury – doplněk pro specializovanou práci se spisy
  • Statistiky – manažerské přehledy a další uživatelem definované přehledy
  • Usnesení – kompletní řešení pro vedení porad a jednání zastupitelstev a rad obcí včetně publikování
  • Úkoly – řízení úkolů napříč moduly aplikace e-spis
  • Smlouvy – doplněk pro vedení agendy smluv od jejich návrhu po archivaci
  • ePodatelna – systém e-spis je doplněn o dodavatelskou aplikaci, která provádí realizaci elektronických podání

E-spis je nabízen jak formou dodávky implementace u uživatele, tak i formou outsourcingu. Samozřejmostí je bohatá nabídka služeb zákaznické podpory, konzultačních služeb a uživatelských školení.

Celý systém je postaven a provozován na platformě přenositelných technologií (JAVA, XML) a proto je možné jej provozovat na různých hardwarových a softwarových platformách. Systém spolupracuje se standardními SQL databázemi (Oracle, MS SQL…) a aplikačními servery (Tomcat) a již v základu obsahuje řádně zdokumentované API (aplikační programové rozhraní) určené pro snadné integrace s aplikacemi třetích stran.

Vlastnosti a přínosy

  • dokumenty jsou uchovávány centrálně v rámci jednotného úložiště, takže se usnadní jejich zálohování a správa úložného technického vybavení
  • všichni pracovníci úřadů (uživatelé) pracují v jednotném uživatelském prostředí, což usnadňuje jejich vyškolení a vzájemné předávání zkušeností
  • systém nabízí možnost přístupu k dokumentům prostřednictvím internetového portálu
  • uživatelé pracují s dokumenty podle oprávnění plynoucích z organizační struktury a tomu odpovídajících přístupových práv
Rychlé vyhledávání