DESA

S účinností zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, musí každá organizace důvěryhodně ukládat dokumenty přijaté nebo odesílané v elektronické podobě přes datové schránky.

Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv (DESA) zajišťuje dlouhodobé a důvěryhodné uložení elektronických dokumentů podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (ERMS) a podle úrovně technického řešení problematiky obvyklého v Evropské unii.

Dokumenty a spisy se do DESA ukládají primárně po jejich uzavření, přičemž jejich životnost je určena jednotným spisovým plánem. Po uplynutí skartační lhůty dojde ke skartaci dokumentů nebo jsou jako vybrané archiválie předány do Národního (digitálního) archivu.

Přístup k uloženým dokumentům v elektronické spisovně mají uživatelé prostřednictvím uživatelského rozhraní spisovny nebo prostřednictvím spisové služby / agendových systémů, které jsou schopny vyžádat si potřebný dokument ze spisovny přes komunikační rozhraní.

Ve spisovně je řešena evidence a příjem dokumentů, evidence zápůjček, strukturované členění do ukládacích jednotek, tvorba tiskových sestav založených nad ukládacími jednotkami potřebnými pro schvalování skartačních návrhů a skartační řízení. Tedy věci známé z klasických spisoven pro listinné dokumenty a spisy, které lze v DESA, i včetně hybridních podob, rovněž spravovat. 

_______________________________________________________________________

Reference

  • Generální ředitelství cel – Elektronická spisovna pro střednědobé důvěryhodné uložení dokumentů)
  • Národní archiv - Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě

Vlastnosti a přínosy

DESA po celou dobu uložení zajišťuje pro uložené dokumenty:

  • prokazatelnou neměnnost
  • věrohodnost, autentičnost
  • řízení životního cyklu podle spisového řádu řízení přístupu podle oprávnění
Rychlé vyhledávání